朋友 Josie 和 Ava 一向冷靜從容,但上星期三不約而同地向我求助。原來大家在忙於出席各大派對的同時,也為一年一度的表現評估感到緊張。看到Skype上的 -_-" 樣,我不禁回想起當年在美國公司工作,第一次與上司進行年終表現評估的經歷。 (表現評估 = Performance Review / Appraisal,  以下簡稱「年評」)
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 朋友 Josie 和 Ava 一向冷靜從容,但上星期三不約而同地向我求助。原來大家在忙於出席各大派對的同時,也為一年一度的表現評估感到緊張。看到Skype上的 -_-" 樣,我不禁回想起當年在美國公司工作,第一次與上司進行年終表現評估的經歷。 (表現評估 = Performance Review / Appraisal,  以下簡稱「年評」)

記得當時亦是臨近聖誕,與鬼佬上司相約了面談關於我那年的表現。面談之前一晚我緊張得輾轉反側,有如小學見家長前的心情。緊張是因為自己初出茅廬,不太了解面談的流程和氣氛,不懂如何準備。再加上自己工作上總會有點錯漏,心怕萬一上司不留情,自己承受不了批評。上司約了我下午3時會面,我連 lunch 也沒心情吃,只有不停地邊喝咖啡和上洗手間,邊叫自己不要怕。難以理解的是,其實我工作表現不俗,為何如此緊張?

 


相信大家對年評所帶來的壓力都有共鳴。年評往往有點兒像身體檢查 - 就算我們明知自己並無大礙,還是對整件事很有恐懼。可能大家怕有 surprise,又怕自己做得不好的地方終究帶來後果。總知就是緊張。

其實,年評面談是一個與上司溝通的重要平臺和良好機會。重點不是裁判,而是雙向回饋。上司給予的回饋有助我們進步並調整事業發展之方向;而我們給予上司的資料則有助上司進一步了解我們所行、所想、所期望。有年評,可能只是煩;沒有年評,卻可能是種種其他問題之開始。“Any feedback is better than no feedback”!

無論你是希望把握機會獲得一個有效的年評,還是只想把痛苦減到最低, survive 這個過程,你都必須要拿緊年評過程中的主導權,千不要抱著任由上司裁判的心態。你不是小學生,既有責任參與評佔亦有權利發言、查問、甚至反對!這點緊記了嘛?好,那麼現在與大家談談主導年評的簡易 5 步曲:


第 1 步.  準備:在3天前開始,花最少3小時準備

在面談前的最少 3 天,請開始準備。先別皺眉,讓我解釋一下。

在心理學中,有一現象名為「新近效果」(Recency Effect),意思是我們比較容易記起近期發生的事,而發生在較久以前的事,亦較難被記起。這個道理聽起來是 common sense,但很多人在進行年評時被它影響,只提及近期的成就或問題,卻忽略了年初或年中一些同樣重要的事項。

因此,大家必須花點時間去認真回顧自己過去一年所做的工作,不防重溫年初時定立的目標、不同季度的工作計劃、各大項目的 project status、甚至重要電郵。如果你記憶力超強,可能只花 30 分鐘便弄清楚;但如果你的記憶力糟糕如我,請預留半天翻抽屜和搜索電腦文件檔… 千萬不要在跟上司面談前 5 分鐘才邊 whatsapp 邊準備!

那麼在準備及翻閱資料時,應該尋找什麼呢?如果公司有提供 performance evaluation form,那麼表格上的問題當然便是你須尋找的資料。請認真填寫。如果公司沒有標準,拿一張白紙,建立自己的年評表吧!我建議專注於 3 個各大 review form 必提及的範疇 : 1) 顯著成就,2) 改善之處,3) 明年發展方向。(順帶一提:如公司沒有年評過程/面談,自己主動約吧!含蓄是辦公室死症, proactive is king!)

回顧加書寫,應該大概花 3 小時。時間不夠便分開 3 天,每天花 1 小時。

總括來說,既然就連你自己都差點忘記這年完成過甚麼工作,更何況是你上司呢?用心準備吧!必然是百利而無一害的。


第 2 步.  領功:例出3 個成就,重點討論

記得外藉上司及老師分別向我提出過一個問題:「為何亞洲人/中國人普遍不喜歡甚至是害怕提及自己的成就呢?」

當然我不太懂得翻譯亦沒耐性跟提問者解釋「謙虛」這概念在各個深受儒家思想影響的亞洲民族內的重要性。但從日常生活到辨公室大小事中,我也深感亞洲人、中國人、香港人一般比西方同僚較少談及自己的成就。我推測原因是:1) 相信 “謙虛為美德”,2) 相信 “說多無謂,行動最實際”,3) 從小被老師、長輩、老公/老婆批評,自信心被削。Anyway,事實是,很多同事、朋友,包括我自己,都偏向甚少主動談及自己做得好的地方。

無論你為人如何謙虛,在進行年評時,千萬不要忘記總結自己本年度的成就,並自信地向上司表達。就算你覺得自己表現未如理想,一定有做得好的地方。

我建議最少列出三個成就;如果你有多過三個,恭喜你,我建議全列出來,同時挑選三個你最引以為榮、最希望上司記著的成就作為討論重心。不要害羞,亦不要自大。如實加賞自己便可以了,you deserve it!

緊記向上司索取回饋,給他讚賞你的機會,問:「你認為我今年做得最好的是什麼?」、「比起往年,我今年在那方面進步了?」 出自上司口中,不單至感覺不一樣,亦有助上司對你的成就留下印象。

反之,工作基本如 「準時上班」 或 「以禮等客」等並不是成就。這樣一寫,上司便覺得你要求低,連辦公室基本都誤作是成就,或者以為你無成就可言,亂找東西寫!千萬不要弄巧反拙。


第 3 步.  認錯:主動提起過失

你有沒有試過男/女朋友做錯事後先主動向你剖白認錯?比起你先發現然後抓正他/她,你是不是較願意原諒他/她、給他/她時間及空間去改善?(我只是說不放回廁板、不回短訊那些芝麻綠事呀…)反過來,你最生氣的是不是當他/她不認錯甚至不知道自己犯錯?

其實主動提起自己的不足或過錯是一個很 powerful 的行為。此舉證明你已經自我反省,意味著你有某程度的悔意並且願意改善。這三點足以使對方知道沒有罵你的必要;看到你主動承認過失,對方一般已沒有那麼生氣。

所以在談過成就後,你應搶先一步、自發地向上司提起你認為自己今年做得不足的地方,例如未達到的目標、未或遲了完成的工作。主動談及自己的過失不單能給上司一個好印象,還能增加你在面談中的主導性,減低風險。有些上司就算覺得下屬還有其他過錯,當他聽到下屬自我批評後,會因避免太過挑剔下屬而選擇不再說其它壞的。有些上司會很專注談論下屬剛才提出的兩點,幫助下屬改善,甚至乎反過來安慰下屬。

既然在年評面談中,上司總不免要談及你做得不好的地方,可不有備而來,主導內容,做司機而非乘客?

要提醒的是,在回饋過程中,上司有機會提出一些你不認同的地方,可能他把一個錯不於你的 missed deadline 怪罪於你,或者你不同意他的看法。有些朋友在此時愛爭論,嘗試改變上司的看法。甚至變得 defensive,很難相處。我建議,除非這些分歧嚴重影響到你的評分或在實質數據上有差誤,否則盡量不要反駁;上司有上司的觀點與角度,只需細心聆聽,賞試從分歧中瞭解上司的作風。


第 4 步.  總結:3 項長處,2 項短處

剛才談到的 3 點,都是關於「事」,如業績、項目、達標率等等。作為下屬,有時聽過一大堆評語後,我有點資料氾濫,卻不大清楚上司對我的整體感覺。他認為我的長處是什麼?短處是什麼?他對我的總體評價是什麼?究竟我是甲級優秀馬匹,前途無可限量,還是溫水爐中的青蛙,身處險境等死中卻懵然不知?除了「事」,年評中的「人」呢?

要知道,直接地詢問上司這 3 條問題是非常重要的,但一點都不難,只要開口便成。難的地方在於你必須自己先回答這 3 條問題,以便與上司交流,藉此瞭解雙方的定位和期望。

長短處往往是抽象的、軟性的,不如成就失敗能被量化。除了往年表現外,作為一位員工,一個個體,你認為你有那 3 個地方特別優秀?可以是素質(「面對堅持不懈」)或技能(「頂尖中法傳譯能力」)。每項長處都需要有工作上的證據,不可以是空談或是太過私人。如果想不到,嘗試與他人比較一下,問問自己有什麼地方比前面 Mary 或左面陳強出色。真的想不到,在合理的情況下,寫下“忠心” 吧!它永遠是最安全的選擇。

短處現多雅稱為「發展領域」。故名思意,重點是你應在工作上關注發展的地方,非你個人短處。一個人永遠有許多可改善之處;但一項個人缺點,在不同境況中,有不一樣的意義。在職場上,此時此地你需要努力改善什麼,取決於你的崗位和理想。Context (境況)很重要,因它給予你的缺點意義。舉例:Benny  缺點是一向說話直接、不給他人面子。去年升職前,關連的發展領域為 「增強與同事溝通,改善關係,減少沖突」;今年升了職,須要處理客戶關係,發展領域變為 「與客戶建立同識,達到雙贏互重」。如果只說 「說話不要太直接」,在工作上是沒意義的。最後,只應談兩個發展領域;就算要談多過兩個,短處必須比長處少。

重點那向上司表達你的想法,然後把自我分析與他的看法比較,理解任何不同之處。上司眼中的你,很可能比你眼中的自己優秀呢!


第 5 步.  下一步:問加薪幅度、升職條件及時限

其實不少上司都很害怕年評面談,因為他們害怕被問及有關加薪和升職的事。有趣的是,據我所知,很多員工在年評中不提出關於有關加薪和升職的問題。我明白到在很多企業裡,年評歸年評,加薪歸加薪,上司能分享的資料往往不多。但我還是鼓勵大家在面談完結前問問上司今年加薪幅度。尤其是如果上司給了你不少正面評價,請打蛇隨棒上,有禮地問:「我很高興你這麼欣賞我!我很希望公司能會在工資上作些獎勵。你對今年加薪幅度有什麼展望?」

無論上司能否明確地給你一個數字,我都鼓勵你把期望告訴他。舉例:上司一心以為給予 5%的加幅便能使某優秀員工鼓舞,因為他認為5%是很多,只有出色員工才可獲。但員工卻期望最少 10%,收到信一點也不高興,以為上司不重用他,只給他通漲調整。好事變壞事。如果員工早點表達期望,上司便早點明白薪加 5% 的含意。就算未能上調,亦能及早溝通!

除非你希望永遠原封不動,那麼請你務必每年都與上司討論關於升職一事。無論公司有沒有空缺、你年資多少,工作總有下一步、上一級。如果你自知距離晉升還有一段日子,可以趁機向上司拿點意見。例如:「我知道自已距離晉升還有一段日子,需要多點經驗。你認為我需要多少時間、吸取那方面的經驗、專注於那些個人發展領域,才能晉升至 x 崗位呢?」 從上司的回答,你便能心中有數了。

假如你認為自已將或應該獲得晉升,請坦白向上司表達。大企業很少在無準備或先兆下提升員工,大部份在員工升職前的一次年評會有討論過。如果你上司在年評中從不與你相討下一步,而你又非安於現狀,鼓起勇氣問:“ What's my next step ? ”

總結
只要作好準備,年終表現評估其實並不可怕。抱著平常心:做得好的地方, 應受到讚許,繼續努力,不用擔心;不理想的地方,則須提高警覺,着手改善,避免惡化,預防勝於治療; 而已成問題的地方,應找出根源,對症下藥。只要理解評估及面談的目的仍為雙向回饋,以開放及好學的心情面對,效果往出乎意料之外呢!